Ausgangssituation & Produktziel
Für die Einsatzplanung von rund 20.000 Mitarbeitenden existierte kein zentrales System. Planung und Abstimmung erfolgten über verteilte Tools, Excel-Listen und manuelle Prozesse, ergänzt durch bestehende Insellösungen mit unterschiedlichen Logiken. Die Anforderungsanalyse war entsprechend komplex: Neben Lasten- und Pflichtenheften flossen zahlreiche weitere Quellen wie Präsentationen und regionalspezifische Prozessbeschreibungen in die Konzeption ein, teils mehrfach pro Funktion und mit stark variierenden Anforderungen.
Aus dieser fragmentierten Ausgangslage ergab sich der Bedarf, sowohl die übergeordneten Business-Ziele als auch die konkreten Produktziele klar zu definieren, um eine tragfähige Grundlage für Konzeption, Priorisierung und Designentscheidungen zu schaffen:
Businessziele
Reduktion manueller Abstimmungen und Medienbrüche
Steigerung der Effizienz in der Einsatz- und Ressourcenplanung
Verbesserung der Planungsqualität und Transparenz
Aufbau einer skalierbaren Plattform für zukünftige Automatisierung
Produktziele
Nutzerzentriertes Planungstool für unterschiedliche Rollen
Unterstützung komplexer Planungslogiken in einer übersichtlichen Oberfläche
Klare Informationsarchitektur für schnelle Orientierung
Robuste UX-Basis für zukünftige Erweiterungen
Kern-UX-Herausforderungen
Regionale Prozessvielfalt harmonisieren
Stark abweichende regionale Workflows mussten schrittweise vereinheitlicht werden, ohne lokale Besonderheiten und Bedürfnisse zu verlieren.
Komplexe Rollen- und Berechtigungskonzepte abbilden
Unterschiedliche Berechtigungsstufen und regionale Regeln beeinflussten Datensichtbarkeit, Kalendernutzung und administrative Funktionen innerhalb des Systems.
Abhängige Prozesse verständlich strukturieren
Hochgradig vernetzte Planungsprozesse mit vielen Abhängigkeiten erforderten eine klare, nachvollziehbare UX auf Systemebene, damit Zusammenhänge für alle Rollen verständlich bleiben.
Wachsenden Funktionsumfang integrieren
Ein initial schlanker Scope entwickelte sich kontinuierlich weiter: neue Funktionen & Prozesse mussten nahtlos in die bestehende Architektur integriert werden, ohne Komplexität und Nutzbarkeit zu gefährden.
Vorgehen & Methodik
Problemverständnis & Ziele
Konsolidierung fragmentierter Anforderungen aus vielfältigen Quellen, Abstimmung regionaler Prozesse, Schärfung von Zielen, Rollenmodell und Funktionsumfang gemeinsam mit dem Kunden.
Research & Insights
Benchmark-Analysen bestehender Systeme und branchenübergreifender Lösungen, um Best Practices, typische Fallstricke und relevante Muster für die Konzeption abzuleiten.
Zielgruppenrecherche
Analyse zentraler Rollen, Aufgaben und Nutzungskontexte, Ableitung von Personas sowie rollenspezifischen Journeys zur passgenauen Ausgestaltung von Workflows und Berechtigungen.
Struktur & IA
Priorisierung zentraler Funktionen, Ableitung rollenspezifischer Use Cases und Aufbau einer verständlichen, erweiterbaren Informationsarchitektur für komplexe Planungs-Workflows.
Grobkonzept & Wireframes
Entwicklung iterativer Wireframes als gemeinsame Diskussionsgrundlage zur Strukturierung komplexer Workflows und zur frühen Validierung zentraler Interaktionskonzepte.
Feinkonzept & Visual Design
Überführung der Wireframes in ein konsistentes und barrierefreies UI unter Nutzung eines eigens entwickelten Designsystems, mit Fokus auf Klarheit, Effizienz und Skalierbarkeit.
Testing & Iteration
Iterative Weiterentwicklung und Validierung neuer Funktionen bei wachsendem Funktionsumfang – mit Fokus auf konsistenter Nutzerführung, Prozessklarheit und skalierbarer Architektur.
Handover & Support
Strukturierter UX-Handover an die Entwicklung inklusive Spezifikationen, Zustandslogiken und Begleitung der Umsetzung zur Sicherstellung konsistenter UX bis in die Implementierung.
Zentrale Design-Entscheidungen
Im Projekt wurden mehrere strategische UX-Entscheidungen getroffen, die maßgeblich Einfluss auf Nutzererlebnis, Produktstrategie und technische Umsetzung hatten. Die folgenden Entscheidungen zeigen die wichtigsten Weichenstellungen inklusive ihrer Auswirkungen und bewussten Trade-offs.
#1: Planungsansichten nach Nutzungskontext
Tages-, Wochen-, Monats- und Jahressicht, passgenaue Unterstützung je Planungsszenario
Höhere UI-Komplexität
#2: Harmonisierung regionaler Prozesse
Einheitliche UX über Regionen hinweg, reduzierter Schulungsaufwand
Abstimmung mit Fachbereichen, teilweise Kompromisse bei lokalen Sonderfällen
#3: Bewusste Reduktion funktionaler Komplexität
Prozess kann einfacher und nutzerfreundlicher gehalten werden
Einzelne Spezialfälle nicht abbildbar
#4: Listen statt Tabellen in kleinen Viewports
Kein horizontales Scrollen auf Mobile, bessere Lesbarkeit & Accessibility
Mehr vertikales Scrollen, unterschiedliche Struktur in XL vs. S
Ergebnis & Produkt-Impact
Zentrale Einsatzplanung reduziert Koordinationsaufwand
Ein integriertes System ersetzt verteilte Tools und bündelt Schicht-, Urlaubs- und Ressourcenplanung für über 20.000 Mitarbeitende.
Flexible Kalenderansichten beschleunigen operative Planung
Tages-, Wochen-, Monats- und Jahresansichten ermöglichen schnelle Entscheidungen in unterschiedlichen Planungssituationen.
Rollenbasierte Steuerung erhöht Planungssicherheit
Passgenaue Funktionen für Disposition, Teamleitung und Administration reduzieren Fehlbedienung und Abstimmungsaufwand.
Harmonisierte Prozesse steigern Nutzerakzeptanz
Regionale Unterschiede wurden konsolidiert, ohne lokale Anforderungen zu verlieren – für konsistente Abläufe und bessere Nutzbarkeit.
Ablösung von Altsystemen senkt Systemkomplexität
Insellösungen wurden integriert und ersetzt, inklusive Überführung bewährter Logiken in ein zentrales System.
Skalierbare UX-Architektur sichert Zukunftsfähigkeit
Die modulare Systembasis ermöglicht Erweiterungen, ohne bestehende Workflows oder die UX zu destabilisieren.
Key-Learnings
Fundierte Nutzerbasis als Entscheidungsgrundlage
Klar definierte Personas und präzise Use Cases erleichterten Designentscheidungen und verbesserten die Abstimmung mit Stakeholdern spürbar.
Prozesse visualisieren, um Komplexität beherrschbar zu machen
Die grafische Aufbereitung komplexer Prozesse half, Abhängigkeiten verständlich zu machen und in nutzerfreundliche Abläufe zu übersetzen.
Stakeholder-Management als UX-Kompetenz
Der enge Austausch mit dem Kunden schärfte meine Kommunikations- und Priorisierungsfähigkeit sowie den Umgang mit unterschiedlichen Interessen.
Skalierbarkeit durch iterative Systemarchitektur
Eine von Beginn an flexibel gedachte UX-Architektur ermöglichte es, neue Anforderungen & Funktionen konsistent zu integrieren.
