Ausgangssituation & Produktziel
Da es bislang keine integrierte, einheitliche Lösung für das Lieferantenmanagement gab, waren Prozesse, Informationen und Zuständigkeiten über mehrere Tools, Excel-Listen und manuelle Abläufe verteilt. Die Analyse dieser bestehenden Arbeitsweisen sowie der identifizierten Medienbrüche bildete eine belastbare Grundlage für die Definition der Anforderungen und eines konsistenten Zielbilds.
Zusätzlich wurden Business- und Produktziele definiert:
Businessziele
Zentrale Datenbasis für Lieferanteninformationen
Effizientere Beschaffungs- und Abstimmungsprozesse
Höhere Transparenz über Status, Risiken und Leistungen
Reduktion manueller Pflege und Fehlerquellen
Produktziele
Einheitliche Plattform für alle Lieferantenprozesse
Klare Struktur für komplexe Datenmodelle
Unterstützung standardisierter Workflows
Skalierbare UX als Basis für weitere Module
Kern-UX-Herausforderungen
Hohe Datenkomplexität verständlich abbilden
Vielfältige Lieferantendaten, umfangreiche Listen und komplexe Auswertungen mussten übersichtlich und schnell erfassbar sein, inklusive guter mobiler Nutzbarkeit und barrierefreier Interaktion.
Unterschiedliche Nutzerrollen konsistent unterstützen
Ein umfangreiches Rollenkonzept erforderte differenzierte Ansichten, Rechte und Interaktionen, ohne die Bedienlogik unnötig zu fragmentieren.
Transparenz über Status & Prozesse herstellen
Prozessstände, Abhängigkeiten und Verantwortlichkeiten mussten jederzeit klar nachvollziehbar sein, um operative Abstimmungen zu erleichtern.
Skalierbarkeit der Plattform sicherstellen
Als erstes Modul einer geplanten Systemlandschaft musste die UX-Architektur von Beginn an erweiterbar konzipiert werden, um spätere Funktionen nahtlos integrieren zu können.
Vorgehen & Methodik
Problemverständnis & Ziele
Analyse bestehender Anforderungen, Dokumentationen und Vorab-Wireframes des Kunden zur Klärung zentraler Ziele, Kern-Workflows und kritischer Nutzungsszenarien.
Research & Insights
Analyse vergleichbarer B2B- und Enterprise-Systeme sowie Interviews mit Einkauf, Fachbereichen und operativen Nutzer:innen zur Ableitung relevanter UX-Patterns und Best Practices.
Zielgruppenrecherche
Identifikation zentraler Rollen und Nutzungskontexte auf Basis bestehender Prozesse und Systemzugriffe sowie Ableitung von Personas und Kern-Journeys als konzeptionelle Grundlage.
Struktur & IA
Strukturierung und Priorisierung zentraler Funktionen nach MVP, MVP+ und Out-of-scope, sowie Entwicklung einer skalierbaren Informationsarchitektur auf Basis klar definierter Use Cases.
Grobkonzept & Wireframes
Erstellung iterativer Wireframes als Diskussions- und Entscheidungs-grundlage zur Strukturierung komplexer Inhalte und zentraler Workflows sowie zur Abstimmung mit Produkt und Entwicklung.
Feinkonzept & Visual Design
Überführung der Wireframes in ein konsistentes und barrierefreies UI auf Basis des bestehenden Designsystems, mit Fokus auf klare Strukturen und die Vereinfachung komplexer Datenmodelle.
Testing & Iteration
Iterative Validierung zentraler Workflows durch Feedback-Schleifen mit Fachbereichen und Projektteam sowie Workshops mit Testnutzer:innen zur Gewinnung qualitativer Insights.
Handover & Support
Strukturierter UX-Handoff an die Entwicklung mit klar dokumentierten Spezifikationen sowie kontinuierliche Unterstützung während der Umsetzung, bei Rückfragen und in der Qualitätssicherung.
Zentrale Design-Entscheidungen
Im Projekt wurden mehrere strategische UX-Entscheidungen getroffen, die maßgeblich Einfluss auf Nutzererlebnis, Produktstrategie und technische Umsetzung hatten. Die folgenden Entscheidungen zeigen die wichtigsten Weichenstellungen inklusive ihrer Auswirkungen und bewussten Trade-offs.
#1: Listen statt Tabellen in kleinen Viewports
Kein horizontales Scrollen auf Mobile, bessere Lesbarkeit & Accessibility
Mehr vertikales Scrollen, unterschiedliche Struktur in XL vs. S
#2: Modulares, speicherbares Filtersystem
Sehr präzise Suche möglich, effiziente Arbeit mit Filtersets, Individualisierungsmöglichkeit
Höhere UI-Komplexität
#3: Zurückhaltende Darstellung sensibler Inhalte
Datenschutzkonforme Darstellung, höhere Akzeptanz bei Compliance
Notwendigkeit für inhaltliche Reduktion, Verlust in der Detailtiefe
Ergebnis & Produkt-Impact
Etablierung einer zentralen Lieferantenplattform
Alle relevanten Lieferantenprozesse wurden erstmals in einer integrierten Plattform mit konsistenter UX gebündelt.
Reduzierte Medienbrüche
Excel-Listen und parallele Einzellösungen konnten durch durchgängige digitale Workflows deutlich reduziert werden.
Verbesserte Datenqualität
Klare Strukturen und definierte Pflegeprozesse sorgen für eine konsistente und verlässliche Datenbasis.
Individualisierbares Filtersystem
Status, Verantwortlichkeiten und Abhängigkeiten sind systemweit nachvollziehbar und jederzeit einsehbar.
Mehr Transparenz in Prozessen
Ein leistungsfähiges Filterkonzept ermöglicht präzise Suchen mit kombinierbaren Kriterien und speicherbaren Filtersets für effiziente Workflows.
Barrierefreie Nutzung über alle Viewports
Zentrale Funktionen und komplexe Listen sind auf allen Screengrößen (XL, L, M & S) barrierefrei nutzbar.
Skalierbare Systembasis
Die UX-Architektur wurde modular angelegt und ermöglicht die nahtlose Erweiterung um weitere Module.
Effizientere Zusammenarbeit
Eine gemeinsame Plattform verbessert die Abstimmung zwischen Einkauf, Fachbereichen und operativen Teams im Arbeitsalltag.
Ablösung weiterer Altsysteme
Die positive Resonanz führte zur schrittweisen Ablösung zusätzlicher Legacy-Tools & weiteren Prozessen wie dem Onboarding-Management.
Key-Learnings
Barrierefreiheit & Datenkomplexität als UX-Kernfaktor
Barrierefreie Darstellung und klare Strukturierung komplexer Listen sind entscheidend für Nutzbarkeit und Effizienz datenintensiver Systeme.
Frühe Visualisierung als Diskussionsgrundlage
Frühe Wireframes und Prototypen machten Anforderungen greifbar und halfen, abstrakte Diskussionen in fundierte Entscheidungen zu überführen.
Stakeholder-Alignment als Designkompetenz
Enge Abstimmung mit Fachbereichen stärkt Priorisierung, Entscheidungsfindung und das Verständnis für fachliche Abhängigkeiten.
Skalierbare Struktur zahlt sich langfristig aus
Eine saubere Informationsarchitektur und klare Workflow-Logik reduzieren spätere Reibungsverluste und Skalierungsprobleme.
